¿Qué es la Apostilla?
La apostilla es un proceso de certificación que permite validar la autenticidad de un documento para su uso internacional. Su objetivo es simplificar la legalización de documentos entre países que forman parte del Convenio de La Haya de 1961.
Si el país donde necesitas presentar tu documento es miembro de este tratado, solo se requiere la apostilla. En caso contrario, será necesario un proceso adicional de legalización diplomática.
¿En qué consiste el trámite de apostillar documentos?
El trámite de apostilla certifica que la firma y el sello de un documento público han sido emitidos por una autoridad competente en Colombia. Es importante destacar que este procedimiento no valida el contenido del documento, sino únicamente la autenticidad de la firma y el sello del funcionario que lo expidió.
¿Para qué sirve apostillar documentos?
La apostilla permite que un documento expedido en Colombia sea reconocido legalmente en otros países que forman parte del Convenio de La Haya, eliminando la necesidad de procesos adicionales de legalización y agilizando su aceptación en el extranjero.
Todo lo que necesitas saber para apostillar tus documentos de forma rápida y sin complicaciones
Apostillar Documentos fuera de Colombia
Si te encuentras fuera de Colombia y necesitas apostillar un documento, puedes realizar el trámite de manera remota siguiendo estos pasos:
1️⃣ Realizar el pago del servicio
- El pago se efectúa mediante transferencia bancaria. Te indicaremos los datos para el pago según tu ubicación.
2️⃣ Enviar el documento en formato PDF
- Una vez confirmado el pago, debes enviar el documento en PDF al correo 📩 info@apostillasryg.com.
- Es importante que el documento cumpla con los requisitos para la apostilla.
3️⃣ Recepción y procesamiento
- Nuestro equipo verificará la documentación y gestionará la apostilla ante el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia.
4️⃣ Envío internacional
- El tiempo de entrega dependerá del país en el que te encuentres.
- El documento apostillado se enviará a través de un servicio especializado de mensajería internacional, garantizando seguridad y seguimiento.
¿Por qué Apostillar?
La apostilla es un trámite fundamental para garantizar la validez internacional de un documento público. Su objetivo principal es certificar la autenticidad de la firma y el sello del documento, confirmando que fueron emitidos por una autoridad competente en ejercicio de sus funciones.
¿Cuándo es necesaria una apostilla?
✅ Si necesitas presentar un documento colombiano en un país que forma parte de la Convención de La Haya.
✅ Para trámites de estudio, trabajo, matrimonio, herencias o nacionalidad en el exterior.
✅ En documentos como diplomas, certificados académicos, actas de nacimiento, antecedentes judiciales, poderes notariales, entre otros.
¿Apostilla y legalización son lo mismo?
No. La apostilla solo es válida entre países que han firmado el tratado de La Haya. Si el país de destino no hace parte de esta convención, el documento debe ser legalizado a través de las entidades diplomáticas correspondientes.
Antes de Apostillar un documento tenga en cuenta
🔹 El país de destino debe ser parte de la Convención de La Haya
Si el país donde presentarás el documento NO hace parte del Convenio de La Haya, en lugar de apostillar, el trámite necesario es la legalización.
🔹 El Ministerio de Relaciones Exteriores solo apostilla documentos colombianos
Los documentos emitidos en otros países no pueden ser apostillados en Colombia. En estos casos, deben ser apostillados en el país donde fueron expedidos.
🔹 El documento debe ser original y contar con firma registrada
Para ser apostillado, el documento debe ser original y contener la firma de la autoridad competente, la cual debe estar registrada en el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia.
🔹 La traducción también debe ser apostillada si el país lo exige
Si el país donde presentarás el documento requiere una traducción oficial, primero se apostilla el documento original y luego se apostilla la traducción.
Apostilla de Traducciones Oficiales
Cuando un documento proviene de un país miembro de la Convención de La Haya y está en un idioma diferente al español, se deben seguir estos pasos para su validez en Colombia:
Proceso de Apostilla para Traducciones Oficiales
1️⃣ Apostilla en el país de origen: Si el documento es extranjero, debe estar apostillado en su país de emisión antes de ser utilizado en Colombia.
2️⃣ Traducción oficial: Debe ser traducido al español por un traductor oficial registrado ante el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia.
3️⃣ Legalización de la traducción: La traducción debe ser apostillada o legalizada según los requisitos del país donde se presentará.
¿Cuándo se apostilla la traducción?
✅ Si el documento apostillado en su país de origen es traducido en Colombia, la traducción también debe ser apostillada.
✅ Si la traducción se realizó fuera de Colombia, debe cumplir con la normatividad del país receptor para que sea válida.
Requisitos para Apostillar Documentos de Estudio
Dependiendo del nivel educativo, los documentos deben cumplir con ciertos requisitos antes de ser apostillados.
📌 Educación Preescolar, Primaria y Secundaria
✅ Certificación de documentos: Se realiza de manera virtual en la página web de la Secretaría de Educación correspondiente al plantel educativo donde cursaste tus estudios.
🎓 Educación Superior
✅ La institución debe estar reconocida por el Ministerio de Educación Nacional.
✅ Validación en la Oficina de Atención al Ciudadano del Ministerio de Educación.
📚 Educación para el Trabajo y el Desarrollo Humano (Antes Educación No Formal)
✅ La institución debe estar reconocida por la Secretaría de Educación correspondiente, conforme al Decreto 2888 de 2007.
✅ En Bogotá, este trámite se realiza en la Sección de Atención al Ciudadano.
📖 Educación Informal (Diplomados, Seminarios y Cursos de Educación Continua)
✅ Los documentos deben contar con el reconocimiento de la firma del rector ante una notaría.
✅ Posteriormente, la firma del notario debe ser reconocida por la Superintendencia de Notariado y Registro.
🏛️ Documentos de Entidades Oficiales (SENA, ICFES, ICETEX)
✅ Deben contar con el reconocimiento de la firma en la Dirección General de cada entidad:
- SENA
- ICFES
- ICETEX
Requisitos para Apostillar Documentos de Carácter Civil
Dependiendo del tipo de documento, debes cumplir con ciertos requisitos antes de poder apostillarlo.
📌 Documentos Expedidos por Personas Privadas
(Poderes, Declaraciones, Autorizaciones, Contratos)
✅ Reconocimiento de firma ante notaría (No se aceptan fotocopias autenticadas).
✅ Reconocimiento de la firma del notario en la Superintendencia de Notariado y Registro.
🏛️ Documentos Expedidos por Notarías o Registradurías
(Escrituras, Registros Civiles, Certificaciones de Nacimiento, Matrimonio o Defunción)
✅ Solicitar copias de escrituras y registros civiles en la notaría o registraduría donde se encuentra el registro original. (No se aceptan fotocopias autenticadas).
✅ Si el documento proviene de una notaría, debe incluir el código para apostillar.
✅ Si el documento proviene de una Registraduría local (fuera de Bogotá):
- Debe hacer reconocimiento de la firma del funcionario en la Registraduría Nacional del Estado Civil.
- No debe tener más de 90 días de expedido. (Actualmente no ofrecemos el servicio de apostilla para estos documentos).
✅ Si el documento es avalado por Inspectores de Policía o Corregidores con funciones notariales, debe realizarse el reconocimiento de firma en la Registraduría Nacional del Estado Civil.
Requisitos para Apostillar Documentos Expedidos por Entidades Públicas
Para apostillar documentos emitidos por entidades públicas, es necesario que los funcionarios firmantes estén debidamente registrados ante el Ministerio de Relaciones Exteriores.
📜 Documentos de Carácter Civil (Expedidos por Notarios y Registradores)
✅ Si el documento es firmado por un Registrador, debe realizarse el reconocimiento de firma en la Registraduría Nacional en Bogotá.
✅ Para documentos firmados por Inspectores de Policía o Corregidores con funciones notariales, su firma debe ser avalada por la Registraduría Nacional del Estado Civil.
🚫 (Actualmente, no ofrecemos el servicio de apostilla para documentos expedidos por la Registraduría Nacional del Estado Civil.)
Legalizaciones
Los documentos expedidos en Colombia que serán utilizados en países que NO forman parte de la Convención de la Haya deben seguir un proceso de legalización ante el Ministerio de Relaciones Exteriores.
🔎 ¿Cómo funciona el proceso?
1️⃣ Verificación de requisitos: El documento debe cumplir con los requisitos establecidos según su categoría (civil, académica, notarial, etc.).
2️⃣ Reconocimiento de firma: Dependiendo del tipo de documento, debe contar con la certificación de la entidad correspondiente antes de ser legalizado.
3️⃣ Legalización ante el Ministerio de Relaciones Exteriores: Se certifica la validez de la firma del funcionario autorizado para que el documento tenga validez en el país de destino.
📌 Importante: Si el país de destino requiere traducción, esta debe realizarse por un traductor oficial antes de la legalización.